【賃貸契約の必要書類一覧】住民票・収入証明・在職証明・内定証明はなぜ必要？不動産屋が徹底解説！

「賃貸契約には何を準備すればいい？」

「住民票は引っ越し前の住所でいいの？」

「収入証明って給与明細でも大丈夫？」

「転職したばかりで源泉徴収票がない場合は？」

「新卒でまだ働いていないけど、内定通知書で審査できる？」

初めて賃貸マンションやアパートを契約する方にとって、必要書類の準備は分かりにくいものです。

実際の賃貸仲介では、住民票・収入証明書・在職証明書・内定通知書などの提出を求められることがあります。

ただし、すべてのお客様が同じ書類を準備するわけではありません。

会社員、新社会人、転職予定者、自営業者、学生など、現在の状況によって必要書類が変わります。

また、管理会社や保証会社によっても提出条件は異なります。

結論からいうと、賃貸契約では本人確認・収入確認・勤務先確認・入居者確認のための書類が必要になることがあります。

今回は、名古屋市中区・栄駅徒歩1分のNタウン不動産が、賃貸契約の必要書類とその理由、取得方法、提出時の注意点を分かりやすく解説します。

■ 賃貸契約に必要な書類一覧

まずは、賃貸契約でよく求められる書類を確認しましょう。

※必要書類は物件・管理会社・保証会社・契約内容によって異なります。すべての書類が必須という意味ではありません。

■ ① 住民票｜現在の住所を確認する書類

賃貸契約でよく求められるのが住民票です。

住民票は、現在住民登録している住所や氏名などを確認するための書類です。

住民票は引っ越し前の住所でいいの？

はい。一般的には、契約時点で住民登録している現住所の住民票を提出します。

まだ引っ越していない段階で、新居の住所が記載された住民票を用意する必要は通常ありません。

引っ越し後に、所定の期限内で住所変更の手続きを行います。

住民票は何か月以内のもの？

発行から3か月以内の住民票を求められるケースが多くあります。

ただし、管理会社によって有効期間が異なる場合があります。

住民票はどこで取得できる？

市区町村の窓口で取得できます。

マイナンバーカードを利用したコンビニ交付に対応している自治体であれば、コンビニで取得できる場合もあります。

注意点

住民票に本籍やマイナンバーの記載が必要かどうかは、提出先に確認しましょう。

通常は、必要以上の個人情報を記載しないことが大切です。

また、同棲や家族での入居では、同居人全員分の住民票を求められる場合があります。

■ ② 収入証明書｜家賃の支払い能力を確認する書類

収入証明書は、入居希望者の収入状況を確認するために使われます。

家賃を継続して支払えるかどうかを判断する際の資料の一つです。

収入証明書にはどんな種類がある？

例えば、会社員であれば源泉徴収票を提出するケースがあります。

一方、転職したばかりで現在の勤務先の源泉徴収票がない場合は、給与明細書や雇用契約書などで対応できる場合もあります。

給与明細は何か月分必要？

直近1〜3か月分などを求められる場合がありますが、提出先によって異なります。

また、収入が歩合制の場合や自営業者の場合、複数年分の収入資料を求められることもあります。

収入証明書は、必ずしも源泉徴収票だけを意味するわけではありません。

■ ③ 在職証明書｜本当に勤務しているかを確認する書類

在職証明書とは、現在その会社に勤務していることを証明する書類です。

会社によっては「在籍証明書」「勤務証明書」と呼ぶ場合もあります。

一般的には、勤務先に発行を依頼します。

在職証明書には何が書かれている？

会社によって異なりますが、次のような情報が記載される場合があります。

• 氏名

• 勤務先名

• 入社年月日

• 雇用形態

• 所属部署

• 発行日

社員証ではダメなの？

社員証や雇用契約書などで在籍状況を確認できる場合もあります。

ただし、必ず代用できるわけではありません。

管理会社や保証会社から正式な在職証明書を指定された場合は、勤務先に発行を依頼する必要があります。

在職証明書がすぐに発行できない場合は？

会社によっては発行に数日かかることがあります。

必要だと分かった時点で早めに勤務先へ相談し、不動産会社にも発行予定日を伝えましょう。

■ ④ 内定通知書｜新社会人や転職予定者に重要な書類

新卒でこれから働き始める方や、転職先が決まっている方は、内定通知書を求められることがあります。

なぜ内定通知書が必要なの？

まだ新しい勤務先で働いていない場合、現在の給与明細や源泉徴収票だけでは、今後の収入状況を判断しにくいことがあります。

そこで、内定通知書や労働条件通知書などを使って、就職予定先や雇用条件を確認する場合があります。

内定通知書には何が必要？

確認されることがあるのは、次のような内容です。

• 内定者の氏名

• 会社名

• 入社予定日

• 雇用形態

• 給与や予定年収

ただし、内定通知書に給与が記載されていない場合もあります。

その際は、労働条件通知書や雇用契約書などの追加提出を求められることがあります。

内定通知書があれば必ず審査に通る？

いいえ。

内定通知書は審査資料の一つであり、入居審査の承認を保証するものではありません。

保証会社や管理会社、貸主などの判断によって結果は異なります。

■ ⑤ 本人確認書類｜運転免許証やマイナンバーカード

賃貸契約では、契約者本人を確認するための書類が必要になることが一般的です。

例えば、

• 運転免許証

• マイナンバーカード

• パスポート

• 在留カード（対象となる方）

などです。

本人確認書類として認められるものや必要な面は、提出先によって異なります。

マイナンバーカードを提出する場合は、通常、個人番号が記載された裏面を提出する必要はありません。

また、本人確認書類をメールやオンラインで送る場合は、不動産会社が指定する安全な提出方法を利用しましょう。

■ ⑥ 連帯保証人がいる場合に必要な書類

連帯保証人を設定する契約では、契約者本人とは別に書類が必要になる場合があります。

例えば、

• 連帯保証人の印鑑証明書

• 連帯保証人の収入証明書

• 連帯保証人の本人確認書類

• 所定の承諾書や契約書

などです。

保証会社を利用する契約では、連帯保証人が不要な場合もあります。

ただし、保証会社を利用する場合でも、別途連帯保証人が必要となる契約もあります。

連帯保証人に関する書類は、本人以外の方に準備を依頼するため、早めに確認しておくと安心です。

■ 【職業別】賃貸契約で必要になりやすい書類

契約者の職業や状況によって、必要な書類は変わります。

※あくまで一般的な例です。実際に必要な書類は、管理会社・保証会社の指定に従ってください。

■ 【不動産屋の裏側】なぜ管理会社によって必要書類が違うの？

ここは、お客様にあまり知られていない部分です。

実は、賃貸契約に必要な書類は、すべての物件で統一されているわけではありません。

その理由は、契約に関わる会社や審査の仕組みが異なるからです。

例えば、ある物件では、

「本人確認書類と住民票を提出してください」

と案内される場合があります。

一方、別の物件では、

「収入証明書と在職証明書も必要です」

と案内される場合があります。

また、保証会社の審査が承認されても、管理会社や貸主から追加書類を求められる場合があります。

同じお客様でも、申し込む物件によって必要書類が変わることがあるのです。

そのため、インターネットに掲載されている一般的な必要書類一覧だけで判断せず、申し込む物件の指定書類を確認することが大切です。

■ 申込時・審査時・契約時で必要書類は違う？

はい。提出するタイミングが異なる場合があります。

① 入居申込時

入居申込書の入力や、本人確認書類の提出などを行います。

物件によっては、この時点で収入証明書や内定通知書なども必要です。

② 入居審査時

保証会社や管理会社などが申込内容を確認します。

審査の途中で、在職証明書や追加の収入資料を求められることがあります。

③ 契約時

賃貸借契約書の締結や重要事項説明などの手続きを進めます。

住民票、印鑑証明書、口座振替に関する書類などが必要になる場合があります。

④ 鍵の引渡し前

契約書類の提出や契約金の入金、必要な保険手続きなどが完了しているか確認します。

必要な手続きが完了していない場合、予定日に鍵を受け取れないことがあります。

■ 必要書類がそろわないとどうなる？

必要書類が不足していると、審査や契約手続きが進まない場合があります。

例えば、

「内定通知書がまだ発行されていない」

「在職証明書の発行に1週間かかる」

「連帯保証人の印鑑証明書が届かない」

といったケースです。

その結果、契約日や鍵の引渡し日などに影響する可能性があります。

ただし、書類がそろわないからといって、必ず申込みが取り消されるわけではありません。

代替書類や提出期限の調整が可能かどうかは、管理会社や保証会社の判断によります。

必要書類は、審査が終わってからではなく、申込み前後の早い段階で確認しておくことが大切です。

■ 住民票を取るときに注意したいこと

住民票は比較的取得しやすい書類ですが、注意点もあります。

① 発行日を確認する

発行から3か月以内などの指定がある場合があります。

② 必要な人数を確認する

契約者だけでよいのか、入居者全員分が必要なのかを確認しましょう。

③ 記載事項を確認する

本籍・続柄・マイナンバーなどの記載については、提出先の指定を確認しましょう。

④ 原本が必要か確認する

住民票のコピーや画像でよいのか、自治体が発行した「住民票の写し」の原本が必要なのかを確認しましょう。

■ Nタウン不動産が大切にしていること

Nタウン不動産では、お部屋探しは物件を決めて終わりではないと考えています。

お申込み、入居審査、必要書類の準備、契約手続き、鍵の引渡し。

そして、新しい生活を安心して始めていただくところまでが大切です。

例えば、新卒のお客様であれば、内定通知書が必要になる可能性があります。

転職したばかりのお客様であれば、源泉徴収票の代わりに提出できる書類があるか、管理会社へ確認することもあります。

また、住民票や在職証明書などは、取得に時間がかかる場合があります。

だからこそ、お客様の状況を早い段階で確認し、必要な準備をご案内することが重要です。

「契約するときに言われたから準備する」のではなく、「必要になることを先に知って準備できる」。

そんなお部屋探しを大切にしています。

■ まとめ｜賃貸契約の必要書類は早めに確認しよう！

賃貸契約では、住民票・本人確認書類・収入証明書・在職証明書・内定通知書などが必要になることがあります。

ただし、全員が同じ書類を提出するわけではありません。

会社員、新卒、転職予定者、自営業者など、現在の状況によって必要な書類が変わります。

また、物件や管理会社、保証会社によっても提出条件は異なります。

お部屋が決まってから慌てないために、必要書類は早めに確認しておくことをおすすめします。

■ よくある質問（FAQ）

Q1. 賃貸契約に住民票は必ず必要ですか？

住民票を求められる物件は多くありますが、すべての契約で必須とは限りません。管理会社や契約内容によって異なります。

Q2. 収入証明書は給与明細でも大丈夫ですか？

給与明細書で対応できる場合があります。ただし、源泉徴収票や課税証明書などを指定される場合もあるため、提出先への確認が必要です。

Q3. 在職証明書がない場合はどうすればいいですか？

社員証や雇用契約書などで代用できる場合があります。正式な在職証明書が必要かどうか、不動産会社へ確認しましょう。

Q4. 新卒でまだ働いていなくても賃貸契約できますか？

契約できる場合があります。内定通知書や労働条件通知書などを使って審査するケースがありますが、審査結果は保証されません。

Q5. 住民票は引っ越し前の住所で取得していいですか？

はい。通常は契約時点で住民登録している現住所の住民票を提出します。新居への住所変更は、実際に引っ越した後に行います。

■ 名古屋でのお部屋探しはNタウン不動産へ！

Nタウン不動産は、名古屋市中区・栄駅徒歩1分の賃貸仲介専門店です。

名古屋市中区・東区・千種区・中村区・西区を中心に、一人暮らし向けの1K・1LDK、築浅マンション、デザイナーズ物件などのお部屋探しをお手伝いしています。

初めての賃貸契約で必要書類が分からない方も、お気軽にご相談ください。

仲介手数料は一律11,000円（税込）。

少人数で接客品質を大切にしているため、ご来店の際は事前予約をおすすめしています。

物件よりも、誰と探すか。

名古屋でのお部屋探しは、Nタウン不動産へ！

株式会社Nタウン不動産（Ntown栄店）

所在地：愛知県名古屋市中区錦3-14-15 オークラビル1階

アクセス：地下鉄栄駅1番出口から徒歩1分

営業時間：10:00〜18:00

定休日：水曜日

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